Wer seine Umsatzsteuerjahreserklärung zu spät abgibt, kann auch dann mit einem Verspätungszuschlag belegt werden, wenn am Ende gar keine Steuer nachzuzahlen ist, sondern eine Erstattung herauskommt. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) mit Urteil vom 7. Mai 2026 (Az. V R 26/24) entschieden. Entscheidend ist dabei unter anderem, ob der Steuerpflichtige die Abgabefrist schon wiederholt hat verstreichen lassen.
Der Fall: Erklärung fünf Monate zu spät
Geklagt hatte ein Unternehmer, der seine Umsatzsteuerjahreserklärung für 2020 über eine beauftragte Steuerberatungsgesellschaft erst am 30. Januar 2023 beim Finanzamt einreichte. Für steuerlich beratene Steuerpflichtige lief die Abgabefrist für das Jahr 2020 wegen der coronabedingten Verlängerungen bis zum 31. August 2022. Die Erklärung ging also rund fünf Monate zu spät ein.
Inhaltlich ergab die Erklärung einen Überschuss von 7.333,41 Euro und – abweichend von der Summe der geleisteten Vorauszahlungen – einen Unterschiedsbetrag von 168,24 Euro zugunsten des Unternehmers. Es handelte sich also um einen klassischen Erstattungsfall. Das Finanzamt stimmte der Erklärung zu, setzte mit Bescheid vom 27. März 2023 aber zugleich einen Verspätungszuschlag von 125 Euro fest.
Der Unternehmer legte Einspruch ein und verwies zur Entschuldigung auf Personalausfälle wegen Corona und auf die Arbeitsbelastung durch die Grundsteuer-Reform. Das Finanzamt wies den Einspruch zurück und begründete seine Entscheidung ausführlich: Der Kläger habe die Jahreserklärung bereits für 2019 mit mehrmonatiger Verspätung übermittelt, das Fehlverhalten wiege deshalb besonders schwer. Der Zuschlag sei sowohl als Sanktion als auch zur Vorbeugung gerechtfertigt. Das Sächsische Finanzgericht wies die Klage mit Urteil vom 8. November 2023 (Az. 8 K 682/23) ab.
Die Entscheidung des Bundesfinanzhofs
Der V. Senat des BFH wies die Revision als unbegründet zurück; die Kosten des Revisionsverfahrens trägt der Kläger. Nach dem Leitsatz der Entscheidung darf das Finanzamt bei der Ermessensausübung nach § 152 Abs. 1 AO auch in Erstattungsfällen berücksichtigen, wie häufig der Steuerpflichtige die Abgabefrist überschritten hat.
Zum Verständnis: Das Gesetz kennt zwei Wege. Nach § 152 Abs. 2 AO muss ein Zuschlag zwingend festgesetzt werden, wenn die Erklärung sehr spät kommt – das nennt man eine gebundene Entscheidung. Diese Pflicht entfällt aber unter anderem dann, wenn die Steuer auf null oder einen negativen Betrag festgesetzt wird oder die festgesetzte Steuer die Vorauszahlungen nicht übersteigt (§ 152 Abs. 3 AO). Genau das war hier der Fall. Bleibt der Weg über § 152 Abs. 1 AO: Danach kann die Behörde einen Zuschlag festsetzen – eine Ermessensentscheidung, die sie begründen muss.
Der Kläger hatte gerügt, der Bescheid habe keine Rechtsgrundlage genannt und wirke wie eine automatische Festsetzung; eine unzulässige Umdeutung einer gebundenen Entscheidung in einen Ermessensverwaltungsakt sei durch die Einspruchsentscheidung nicht mehr möglich (§ 128 Abs. 3 AO). Dem folgte der BFH nicht. Für einen steuerlich beratenen Empfänger sei erkennbar gewesen, dass die Voraussetzungen einer gebundenen Festsetzung wegen des Erstattungsbetrags gerade nicht vorlagen – der Bescheid konnte also nur auf der Ermessensvorschrift beruhen. Auf § 128 Abs. 3 AO kam es damit nicht an. Fehlende Erwägungen durfte das Finanzamt zudem in der Einspruchsentscheidung ergänzen.
Auch die umsatzsteuerlichen Einwände überzeugten den Senat nicht. Der Kläger hatte argumentiert, das Unionsrecht verlange keine Jahreserklärung und die Voranmeldungen seien pünktlich abgegeben worden. Der BFH betont dagegen den Charakter des Verspätungszuschlags als Druckmittel eigener Art mit repressiver und präventiver Wirkung: Die verspätete Abgabe soll sanktioniert und der Steuerpflichtige künftig zur Pünktlichkeit angehalten werden. Die Pflicht zur Jahreserklärung nach § 18 Abs. 3 UStG ist eine eigenständige Pflicht, die auch dann durchsetzbar bleibt, wenn der Fiskus am Ende Geld auszahlt.
Was bedeutet das für Betroffene?
Für Unternehmerinnen und Unternehmer sowie deren Steuerkanzleien ist die Botschaft klar: Die Hoffnung, in Erstattungsfällen sei man vor einem Verspätungszuschlag sicher, trägt nicht. Zwar ist die zwingende Festsetzung ausgeschlossen, das Finanzamt behält aber sein Ermessen – und darf dabei die Vorgeschichte einbeziehen. Wer zwei Jahre in Folge zu spät abgibt, muss mit einer Festsetzung rechnen, selbst bei kleinen Beträgen wie hier 125 Euro.
Praktisch heißt das erstens: Fristen im Kalender verankern. Für beratene Steuerpflichtige gelten die verlängerten Fristen nach § 149 Abs. 3 AO, die für die Corona-Jahre zusätzlich gestreckt wurden – aber eben nicht unbegrenzt. Zweitens: Wer die Frist nicht halten kann, sollte rechtzeitig und individuell begründet eine Fristverlängerung beantragen. Pauschale Hinweise auf Personalmangel, Corona oder die Grundsteuer-Kampagne reichten dem Finanzamt und den Gerichten hier nicht aus, um die Verspätung zu entschuldigen. Wichtig zu wissen: Ein Verschulden des Steuerberaters wird dem Mandanten zugerechnet.
Drittens: Kommt ein Zuschlagsbescheid, lohnt der Blick auf die Begründung. Bei Ermessensentscheidungen prüfen die Finanzgerichte, ob die Behörde ihr Ermessen erkannt und fehlerfrei ausgeübt hat. Angriffspunkte können eine unverhältnismäßige Höhe, übersehene Entschuldigungsgründe oder eine erstmalige Verspätung sein. Die Einspruchsfrist beträgt einen Monat ab Bekanntgabe des Bescheids. Sammeln Sie für den Einspruch belastbare Nachweise – etwa Krankmeldungen, Schriftverkehr mit dem Finanzamt oder Belege für verzögerte Unterlagen von Dritten.
Bei wiederholten Verspätungen oder höheren Zuschlägen kann sich eine anwaltliche Prüfung lohnen, insbesondere wenn es zusätzlich um Zwangsgelder oder Schätzungen geht. Wer Unterstützung sucht, kann hier gezielt einen Anwalt für Steuerrecht finden.
Quellen: Bundesfinanzhof, Urteil vom 07.05.2026, Az. V R 26/24 · Weiterführend: Entscheidungen online des BFH